Gradsko vijeće Grada Mostara je nakon završetka 12. sjednice, nastavilo rad, kako bi razmatralo preostale tri Preporuke iz izvještaja Službe unutrašnjeg nadzora Gradske uprave koje su se odnosile na poslovanje Službe civilne zaštite i vatrogastva Grada Mostara, ustanova: Gradska ljekarna Mostar i Apoteka Stari Grad Mostar; kao i na evidenciju kapitalnih sredstava gradskih područja.

U Preporukama su dati rokovi i mehanizmi za otklanjenje nepravilnosti. Gradsko vijeće mora dobiti izvještaj o urađenom u narednih 30 dana. Uz to, obavezuje se Gradonačelnik za utvrđivanje odgovornih osoba za propuste.

Zatraženo je da se preispita ispravnost Odluke o objedinjavanju Gradske ljekarne Mostar i Apoteke Stari Grad Mostar uz mogućnost prijedloga nove koncepcije djelovanja ove ustanove.

Prethodnih šest preporuka usvojeno je na zasjedanju Vijeća 22.06.2010.

Usvojene Preporuke:

Izvještaj o nadzoru nad poslovanjem Službe civilne zaštite i vatrogastva Grada Mostara;
- Prema Zakonu o organizaciji organa uprave u Federaciji BiH, čl.34. stav 4. koji glasi:
" Zakonom, odnosno odlukom, kojima se vrši osnivanje upravnih organizacija( samostalne ili u sastavu organa uprave) MOŽE se utvrditi da upravna organizacija ima svojstvo pravnog lica..." Razvidno je da je Službi Odlukom GV, citiranom naprijed dano svojstvo pravnog lica, odnosno dat pravni subjektivitet, ali ne u cijelosti, što za posljedicu ima neriješen i neiskazan status Službe, koja jednim dijelom posluje kao samostalna ( poseban račun i pečat), a drugim dijelom je u potpunosti ovisna o Gradu Mostaru, posjeduje samo Odluku o osnivanju,
- ovu situaciju je potrebno što hitnije raščistiti u pravnom smislu, te se Gradsko Vijeće, kao osnivač iste, mora opredijeliti da li će Služba biti samostalna u cijelosti ili će poslovati u okviru tj. sastavu organa za upravu Grada Mostara, tj. da bi se ista trebala ugraditi u sastav gradske uprave Grada Mostara, što bi bilo preporučljivo, tako bi Služba imala status upravne organizacije pri Gradskoj upravi, pod istim uslovima koje imaju ostali gradske službe. Sve prednje svakako što hitnije, uskladiti sa Zakonom,
- da se unutrašnja organizacija i sistematizacija radnih mjesta Službe za civilnu zaštitu i vatrogastvo uredi u okviru Pravilnika o unutarnjoj organizaciji Gradske uprave Grada Mostara,
- da se pitanja plata i naknada državnih službenika i namještenika Službe regulira u okviru Pravilnika o platama i naknadama koji se primjenjuje na državne službenike i namještenike Gradske uprave Grada Mostara,
- nužno je što hitnije riješiti status Službe, te shodno tome usvojiti, odnosno usaglasiti sva normativno-pravna akta sa zakonom,
- odbor za budžet i finansije Vijeća treba pripremiti prijedlog odluke o pripadnosti prihoda, kako bi se ravnomjernije preraspodjelila sredstva koja se uplaćuju na ime naknade za atomska skloništa,
- kako bi se objektivno mogla sagledati problematika javnih skloništa, kao i prihoda, na ime istih, nužno je potrebno, prije svega uspostaviti kontakt između Službe i Uprave civilne zaštite i vatrogastva HNK Mostar, te adekvatno izvršiti raspodjelu skloništa na kantonalnom i općinskom nivou (dio skloništa bi bio vraćen u nadležnost lokalne samouprave, te bi bilo potrebno osiguranje preuzimanja skloništa koja pripadaju Gradu Mostaru) a sve u skladu sa Zakonom o zaštiti i spašavanju ljudi i materijalnih dobara od prirodnih i drugih nesreća („Služ.novine FBiH", 39/03 i 22/06), kao i da se o tome sačine odgovarajući pregledi u skladu sa propisanim procedurama,
- prihodi od naknada uplaćivati sukladno važećim zakonskim propisima i zatražiti od Skupštine HNK/Ž utvrđivanje omjera raspodjele, proporcionalno načinu na koji je izvršena raspodjela skloništa,
- potrebno je riješiti pravni status imovine, koja je u vlasništvu Službe, ili nad kojom Služba ima pravo raspolaganja,
izvršiti procjenu fer vrijednosti iste, kako bi imovina bila pravilno iskazana u poslovnim knjigama Službe, sukladno MRS-u 16.,
- usaglasiti sve radne odnose, tj. sva radno-pravna akta (Rješenja o zaposlenju) sa Zakonom o državnoj službi i Zakonom o namještenicima, te ukoliko se Služba ima smatrati upravnom organizacijom Grada Mostara, da se pitanja plata i naknada plata državnih službenika i namještenika Službe reguliraju i usuglase u skladu sa Pravilnikom o platama i naknadama koji se primjenjuje na državne službenike i namještenike Gradske uprave Grada Mostara,
u saradnji sa Gradskom upravom Grada Mostara, donijeti Pravilnik o sistemu internih kontrola u skladu sa Smjernicama za uspostavu i jačanje interne kontrole kod budžetskih korisnika,
- smatramo da nije potrebno dostavljati Odjelu za finansije i nekretnine Grada Mostara kopije računa, platnih lista, i ostale operativne dokumentacije radi pravdanja utrošenih sredstava, jer se samo povećava - duplira arhivska dokumentacija, jer Služba istom Odjelu redovno dostavlja mjesečne , periodične i završne izvještaje,
- potrebno je prihode i primitke evidentirati, odnosno priznavati prema računovodstvenom načelu modificiranog nastanka događaja (u razdoblju u kojem su prihodi i primici mjerljivi i raspoloživi), a u skladu sa Uredbom o računovodstvu budžeta u FBiH,
potrebno je u cilju istinitog i fer iskazivanja podataka u financijskim izvještajima, osigurati dosljednu primjenu računovodstvenih načela kod evidencije neporeznih prihoda u finansijskim izvještajima o godišnjem izvršenju proračuna,
- neophodno je izvršiti usklađivanje prihoda naplaćenih po osnovu naknada za osiguranja od prirodnih i drugih nesreća sa evidencijama Odjela za finansije i nekretnine,
- potrebno je u Pravilniku o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta utvrditi vrstu poslova i broj izvršilaca koji mogu ostvarivati poseban dodatak na platu od 20%,
potrebno je osigurati dosljedno poštivanje Zakona o budžetima u FBiH u dijelu korištenja planiranih sredstava za izdatke samo do visine utvrđene u posebnom dijelu budžeta Službe,
- potrebno je u cilju istinitog i fer iskazivanja podataka u finansijskim izvještajima, osigurati dosljednu primjenu računovodstvenih načela kod evidencije kapitalnih izdataka u finansijskim izvještajima o godišnjem izvršenju budžetima,
potrebno je da na prijedlog Službe, Grad Mostar donese Plan zaštite i spašavanja od prirodnih i drugih nesreća,
- potrebno je da Služba civilne zaštite i vatrogastva, nakon donesenog plana zaštite i spašavanja od prirodnih i drugih nesreća, na osnovu planske projekcije budžeta, donese godišnji plan korištenja sredstava za zaštitu i spašavanje, uz pribavljeno mišljenje Odsjeka civilne zaštite, kako bi sredstva po osnovu naknada od prirodnih i drugih nesreća bila operativna,
- potrebno je sva sredstva uplaćena na račun koji je namijenjen za izgradnju i održavanje javnih skloništa VRATITI na račun javnih prihoda županijskog proračuna, a sve u skladu sa Pravilnikom o načinu uplate javnih prihoda budžeta i vanbudžetskih fondova na teritoriji FBiH i zahtijevati raspodjelu navedenog prihoda, jer se ova sredstva nezakonito uplaćuju i drže deponirana u ovoj Službi, i kao takva ne služe namjeni za koju je propisana da se utroše,
potrebno je postojeći Pravilnik o nabavci roba, vršenju usluga i ustupanju radova uskladiti sa Zakonom o izmjenama zakona o javnim nabavkama, usvojenom u 2009.godini („SG BiH", br. 12/09),
- nabavke roba i usluga vršiti samo kod onih ponuđača koji su odabrani u postupcima nabavki,
- potrebno je vršiti planiranje nabavki na način da ne dolazi do prekoračenja troškova u odnosu na ugovorene iznose nabavki,
potrebno je vršiti knjigovodstveno evidentiranje svih potencijalnih obveza i potraživanja na bilansnoj ili vanbilansnoj evidenciji, u ovisnosti od izvjesnosti događaja, pratiti mogući ishod sudskih sporova kao i prezentiranje istih u računovodstvenim izvještajima i zabilješkama, kao i na pomoćnim obrascima u skladu sa Pravilnikom o finansijskom izvještavanju i godišnjem obračunu proračuna u FBiH,
- izvršiti procjenjivanje ovih rashoda i rezervisati sredstva za izmirenje ovih obaveza , jer su rashodi podcijenjeni za iznos od 854.330,92 KM koliko iznose tužbeni zahtjevi do dana obavljanja ovog nadzora.

Izvješće o evidenciji kapitalnih sredstava gradskih područja (sva gradska područja i Grad Mostar)
- prema članu 77. stav 2. Poslovnika Gradskog vijeća Grada Mostara Komisija za gradska područja je u obavezi donijeti Poslovnik o radu, koji mora biti u skladu sa Poslovnikom Gradskog vijeća Grada Mostara,
- komunikacija između Stručne službe Gradskog vijeća Grada Mostara i Odjela za urbanizam i građenje mora biti u pismenom obliku.(Naime, prilikom sastanaka sa stručnim savjetnicima, konstatirano je da se ta komunikacija obavlja uglavnom telefonskim putem.),
- sve odluke donesene u periodu od 01.04.2009.godine do 29.07.2009. te one u periodu od 01.10.do 24.12.2009.godine, nisu sukladne sa zakonskom procedurom, odnosno, iste su donesene u suprotnosti sa Zakonom o proračunu FBiH. preciznije u suprotnosti su sa čl. 21.stav. 4. i stav. 8, koji glase: Čl.21.st.4 „Proračunski korisnici ne mogu započeti nove ili proširene programe i aktivnosti dok se ne odobri proračun", Čl.21.st. 8: „Ukoliko se budžet ne usvoji do 31.03., nakon toga se neće realizirati rashodi u bilo koju svrhu, osim otplate zajmova, sve dok se proračun ne usvoji."
- potrebno je otvoriti još jedan imovinski račun radi evidentiranja uplata sa Gradskih područja - 20 % od raspodjele, ili analitičku evidenciju uz sintetičke kartice, radi boljeg i efikasnijeg praćenja stanja na imovinskim računima Grada, i utvrđivanja izvora ovih prihoda, a radi obveze propisane u tački 4.člana 56. Statuta Grada Mostara,
- potrebno je da finansijska evidencija bude uspostavljena na način da pruža sve podatke potrebne za interno i eksterno izvještavanje, a u skladu sa Zakonom o računovodstvu i reviziji u FBiH („Službene novine FBiH", br. 83/09) i Uredbom o računovodstvu budžeta u Federaciji Bosne i Hercegovine („Službene novine FBiH", br. 10/07),
- potrebno je da Odjel za finansije i nekretnine i Odjel za urbanizam i građenje dostavljaju ažurno sva pravosnažna rješenja, kojima se određuje obaveza plaćanja svih naknada po osnovu dodijeljenog zemljišta,
- potrebno je da se sva potraživanja po osnovu dodijeljenog zemljišta, za koja se pretpostavlja da će nastati ili koja odmah ne rezultiraju obavezom plaćanja do izdavanja odobrenja za građenje, knjiže na vanbilansnoj evidenciji kao potencijalni prihod , kako ne bi dolazilo do nerealnog iskazivanja potraživanja po ovom osnovu,
- potrebno je da Služba za inspekcijske poslove utvrdi, da li su lica, kojima je izdana urbanistička saglasnost počela sa gradnjom objekata bez zatraženog odobrenja za građenje,
potrebno je izvršiti otpis svih zastarjelih potraživanja po osnovu dodijeljenog zemljišta, a u skladu sa MRS-om 18 - Prihodi i članom 2. Zakona o budžetima u FBiH („Službene novine FBiH", br.19/06, 76/08 i 5/09), odnosno u skladu sa modificiranim računovodstvenim nastankom događaja, „prema kojem se prihodi evidentiraju u razdoblju u kojem postaju raspoloživi i mjerljivi",
- u finansijskoj evidenciji naplaćenih prihoda po osnovu dodijeljenog gradskog građevinskog zemljišta, potrebno je razdvojiti, po dodatnoj analitici, naplaćene prihode po osnovu dodijeljenog zemljišta i naplaćene prihode po osnovu rente.
- investicije u kapitalne projekte potrebno je vršiti u skladu sa Zakonom o budžetima u FBiH („Službene novine FBiH", br.19/06, 76/08 i 5/09), odnosno za period u kojem nije usvojen budžet, ne mogu se započinjati nove investicije, nego samo nastavljati investicije odobrene budžetima iz prethodnih godina,
- sva kapitalna ulaganja u gradsku infrastrukturu i objekte potrebno je evidentirati kao povećanje vrijednost stalnih sredstava ustanova ili kao osnivački ulog u javnim preduzećima, odnosno ustanovama, kada se tim sredstvima obavlja djelatnost koja je dodijeljena tim pravnim subjektima od strane Gradskog vijeća,
- potrebno je za svaki kapitalni projekt (kapitalnu investiciju), odnosno stalno sredstvo voditi pojedinačne kartice, na kojima bi bili objedinjeni svi troškovi koji se odnose na određenu investiciju, odnosno nabavnu vrijednost stalnog sredstva, a u skladu sa MRS-om br. 16, te Računovodstvenim politikama za federalne budžetske korisnike i trezor („Službene novine FBiH", br. 41/08).
- potrebno je da Komsije za šest Gradskih područja, odnosno Gradsko vijeće za Gradsko područje Grad donesu plan nabavki za kapitalne investicije za svaku poslovnu godinu (na njenom početku ili krajem prethodne godine za narednu) u skladu sa Zakonom o budžetima u FBiH („Službene novine FBiH", br.19/06, 76/08 i 5/09) i usvojenim iznosima iz Budžeta Grada Mostara, u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama BiH,
- Odjel za urbanizam i građenje treba dostavljati svu relevantnu dokumentaciju vezanu za provedene javne nabavke za kapitalne investicije po Gradskim područjima u Odjel za financije i nekretnine,
- potrebno je kod zaključenja okvirnih sporazuma poštovati odredbe Zakona o javnim nabavkama BiH u pogledu određivanja okvirnog iznosa potrebnih sredstava, količine robe (ukoliko se radi o nabavci roba) ili usluga.
- javne nabavke pokrenute po Odlukama Komisija Gradskih područja iz 2009.godine, a koje su okončane, nisu u skladu sa zakonskom regulativom. Obzirom da je Budžet Grada Mostara usvojen-proglašen dana 23.12.2009.godine, sve obaveze stvorene prije tog datuma, stvorile su finansijske obaveze kapitalnih izdataka koje se, u vrijeme u koje nema proračuna, ne smiju stvarati, a sve u skladu sa Zakonom o proračunima FBiH. Dakle samo obaveze stvorene po Odlukama nakon 23.12.2009.godine su u skladu sa zakonskom regulativom, što se odnosi na nove kapitalne investicije.
Ako budžet nije usvojen do 31.03. tekuće godine, mogu se plaćati samo obaveze po zajmovima, a nikako se ne može investirati u nove kapitalne projekte.
- prema Zakonu o javnim nabavkama BiH, član 6.stav 5.(„Službeni glasnik BiH", br. 49/04, 19/05, 52/05, 8/06, 24/06 i 70/06) kao i član 55.Zakona o porezu na dodatnu vrijednost( „Službeni glasnik BiH" br.9/05 i 35/05), u svakom Ugovoru po javnim nabavkama, iznosi na ime poreza na dodanu vrijednost moraju biti odvojeni od iznosa ugovora, što nije slučaj, u postupcima, provedenim po Javnim nabavkama, koje su bile predmet nadzora.

Izvještaj o nadzoru poslovanja ustanova: Gradska ljekarna Mostar i Apoteka Stari Grad Mostar. (za 2008.)
- da se potpiše Ugovor o pružanju finansijskih usluga između Apoteke Stari grad Mostar i računovođe Seada Kajtaza, u kojem će se točno navesti obim poslova koje će računovođa obavljati, odnosno koji je isti obavljao u posljednje vrijeme,
- da se upotpune personalni dosjei zaposlenih, a posebno u Ustanovi Apoteke Stari Grad ,
- da se upotpune, odnosno, da se akti zakonito verifikuju,
- da se preispita broj zaposlenih, odnosno izvrši procjena racionalizacije broja zaposlenih,
- da se odmah i u potpunosti provede „Odluka o spajanju ustanova Ljekarna-Apoteka u jednu ustanovu" (broj Odluke 01-02-288/2005) koja je stupila na snagu danom donošenja i to 12.03.2005.godine,
- da se imenuju organi rukovođenja u Ustanovi (direktor i zamjenik-pomoćnik) na način određen Statutom,
- da se objedini materijalno-finansijsko poslovanje Ustanove, izvrši popis imovine i obveza na dan statusne promjene,
- donesu Pravilnici: o radu, računovodstvenim politikama, finansijskom poslovanju, naknadama koje nemaju karakter plaće,
- da se usvoje i ostali akti koji su potrebni za zakoniti rad i funkcionisanje Ustanove,
- da se utvrdi odgovornost osoba koje nisu izvršile odluke Gradskog vijeća Grada Mostara, kao i akte Gradonačelnika, od 2005 godine , do danas,
- za poslovni prostor u Ulici Dr.Ante Starčevića broj 13 i u Ulici Stjepana Radića br.76 potrebno je ishoditi novi zemljišno-knjižni izvadak sa upisanim pravom vlasništva na ime državne svojine, te isti knjigovodstveno evidentirati u stalna sredstva,
- izvršiti procjenu i knjigovodstveno evidentiranje stalnih sredstava po MRS-u 16, pri čemu je potrebno zemljište odvojeno evidentirati od građevinskih objekata,
- amortizaciju stalnih sredstava potrebno je obračunavati sukladno Zakonu o porezu na dobit (Službene novine FBiH 14/08) i Pravilnikom o primjeni Zakona o porezu na dobit (Službene novine FBiH 36/08 i 79/08), odnosno urediti u Računovodstvenim politikama Ustanove,
- izvršiti procjenu i knjigovodstveno evidentiranje stalnih sredstava po MRS -u 16, pri čemu je potrebno zemljište odvojeno evidentirati od građevinskih objekata, kako bi se realno i objektivno prikazao finansijski položaj Ustanove,
- ishoditi upis prava vlasništva poslovnog prostora, odnosno njegovu legalizaciju,
amortizaciju stalnih sredstava potrebno je obračunavati u skladu sa Zakonom o porezu na dobit (Službene novine FBiH 14/08) i Pravilnikom o primjeni Zakona o porezu na dobit (Službene novine FBiH 36/08 i 79/08),
- da se donese odluka o godišnjem popisu, te da se popisne liste u cijelosti obračunaju, tj. da se financijski iskažu stanja po prodajnim mjestima u skladu sa Međunarodnim računovodstvenom standardu 2,
- da se donese odluka o godišnjem popisu, kojom se imenuje komisija za popis, vrijeme popisa, način iskazivanja i usklađivanja sa evidencijom, te elaborat o popisu,i finansijski iskažu stanja na popisnim listama za svako prodajno mjesto, sukladno Međunarodnom računovodstvenom standardu 2,
- da se intenziviraju aktivnosti oko naplate potraživanja,
- da se izvršava popis potraživanja na datum sastavljanja finansijskih izvještaja, u skladu sa Međunarodnom računovodstvenom standardu 18,
- kao što je navedeno u preporukama koje se odnose na potraživanja, potrebno je poduzeti mjere na povećanju naplate, te naplaćena sredstva usmjeriti na izmirenje obaveza,
- da se obveze izmiruju u skladu sa prioritetima i zakonskim rokovima,
- da se izvrši rezervisanje sredstava na ime troškova koji će nastati po sudskom sporu,
- da se izvrši korekcija finansijskih izvještaja odnosno Priloga 2 „Bilansa uspjeha za period 01.01.-31.12.2008. godine" u dijelu koji se odnosi na prihode, odnosno da se iznos 1.632.265,00 KM pravilno evidentira na konto 602 - Prihodi od prodaje robe (AOP 354) umjesto na kontu 600-Prihodi od prodaje proizvoda (AOP 352),
- da se izvrši korekcija finansijskih izvještaja i pravilno prikaže finansijski rezultat (gubitak), za iznos pogrešno prikazanih troškova nabavne vrijednosti prodate robe za iznos od 13.471,00 KM - gubitak, jer su troškovi podcijenjeni u Bilansi uspjeha, u odnosu na Bilansu stanja na dan 31.12.2008. godine,
- racionalizacija troškova zaposlenih uzimajući u obzir broj zaposlenih za što je potrebno izvršiti procjenjivanje o broju uposlenih u pratećim poslovima (računovodstvo, ostali uposleni),
- da se racionaliziraju troškovi zakupnine koji se plaćaju RMC-u, ispitati vlasništvo zakupljenih prostora i opravdanosti plaćanja zakupnine,
- donijeti i usvojiti Pravilnik o radu za jedinstvenu Ustanovu u skladu sa Odlukama Gradskog Vijeća Grada Mostara,
- sačiniti Ugovore o radu, odnosno anekse ugovora sukladno Zakonu o porezu na dohodak , koji će sadržavati sve elemente zakonom propisane, inače će se u protivnom isplate cijeniti kao nezakonite, jer nisu uređene tj. određene unutarnjim aktima,
- racionalisati broj radnika po smjenama ,odnosno procijeniti je li nužno imati trenutni raspored po smjenama u svim organizacionim jedinicama,
- raspisati novi konkurs za izbor diorektora i zamjenika-pomoćnika, da se shodno tome isti imenuju na zakonom dopušteni mandatni rok,
- izvršiti rezerviranja obaveza prema radnicima za ispate troškova koji su propisani, radi izbjegavanja budućih potencijalnih rizika,
- procijeniti najnužnije potrebe raspoređivanja radnika po smjenama, odnosno utvrditi je li nužno imati trenutni raspored po smjenama u svim organizacionim jedinicama.

Od svih nadziranih subjekata se traži da dostave sve relevantne podatke i dokumente o mjerama koje su poduzeli radi realizacije preporuka iz izvještaja kojima se otklanjaju uočene nepravilnosti i poboljšava stanje, u roku ne dužem od 30 dana.
Također, u navedenom izvještaju treba obuhvatiti i pozitivne efekte podzetih mjera i postupaka.