Na svojoj 11. sjednici, vijećnici Gradskog vijeća Grada Mostara usvojili su niz preporuka razmatrajući izvještaje Službe unutrašnjeg nadzora koji su se odnosili na oblasti: finansija, sudskih postupaka, kancelarijskog poslovanja odjela Gradske uprave, javnih preduzeća...
U Preporukama su dati rokovi i mehanizmi za otklanjenje nepravilnosti. Gradsko vijeće mora dobiti izvještaj o urađenom u narednih 30 dana. Uz to, obavezuje se Gradonačelnik za utvrđivanje odgovrnih osoba za propuste. Od ukupno devet izvještaja, dva nisu ocjenjena negativno: Sportski savez i Zavod za prostorno planiranje Grada Mostara.
Gradsko vijeće Grada Mostara će zatražiti od medija koji su objavljivali povjerljive materijale, da objasne na koji su način i pod kojim okolnostima došli do njih, jer su njihovim otkrivanjem prije održavanja sjednice koja je bila zatvorena za javnost, značajno promjenjene okolnosti rasprave i povrijeđena zakonska legislative.
Uvojene preporuke:
Izvještaj o nadzoru realizacije odluka i rješenja Gradskog vijeća Grada Mostara u kojima postoji finansijska obaveza za 2007. i 2008.;
- da se buduća rješenja i odluke upotpune sa elementima koja u postojećima nedostaju,
- da se što hitnije otvori poseban račun na koji bi se deponirala sredstva koja bi se kasnije isplaćivala uknjiženim korisnicima,
- da se pozovu uknjiženi korisnici i provede javni poziv i da se odredi vremenski period u kojem se uknjiženi korisnici trebaju javiti da bi naplatili svoja potraživanja,
- potrebno je da građevinska inspekcija izađe na lice mjesta da bi se utvrdilo da li su pojedini korisnici, koji nisu platili naknadu za dodijeljeno zemljište, započeli gradnju, odnosno da utvrde način i stupanj korištenja zemljišta koje im je dodijeljeno, odnosno izgrađenost istog,
- Odjel za finansije i nekretnine treba poslati opomene korisnicima za izmirivanje obaveza,
- Pravobranilaštvu Grada potrebno je od strane Odjela za finansije i nekretnine dostaviti kompletirane predmete za utuženje svih obaveznika koji se smatraju spornim,
- obračunati zakonske zatezne kamate za kašnjenje u plaćanju (Sl.n.FBiH 48/01, 52/01 i 42/06), odnosno 0,04% dnevno,
- potrebno je što hitnije donijeti Pravilnik o računovodstvu i Računovodstvene politike,
- da se izvrši dopuna i izmjena Pravilnika o sistematizaciji u dijelu koji se odnosi na radna mjesta službenika koji trenutno samo djelomično obavljaju poslove interne kontrole,
- da se donese Pravilnik o sistemu internih kontrola,
- da se usvoji Pravilnik o popisu sredstava i izvora sredstava,
- realizaciju ovih obveza Grad Mostar treba da izvrši na način da se ne ugrozi neto-novčani tok na redovnom transakcijskom računu - Grada odnosno da se ne dovede u pitanje likvidnost Grada,
- izmirivanje ove obaveze Gradska uprava trebala je početi izvršavati nakon donošenja rješenja i osigurati potpunu realizaciju iste, te se preporučuje da se odmah pristupi rješavanju ovog pitanja.
Izvještaj o rashodima po sudskim postupcima u 2007., 2008. i 2009.godini (od dana početka nadzora);
- da se izmjeni i dopuni Pravilnik o sistematizaciji radnih mjesta, odnosno omogući uposlenje jednog pripravnika ili stručnog suradnika,
- da se donese i usvoji Upustvo ili Pravilnik o dostavljanju akata i izvještavanju, između Odjela za finansije i nekretnine i Pravobranilaštva kojim bi se odredio način komuniciranja i poštivanje rokova prilikom prepiske, sve u cilju blagovremene dostave presuda na izvršenje i izbjegavanja dodatnih troškova,
- da se Pravobranilaštvu utvrdi obaveza sačinjavanja Prijedloga dinamičkog plana isplate obveza, a sve u svrhu nepotrebnog uvećanja troškova, odnosno izbjegavanja plaćanja zakonskih zateznih kamata prema ročnosti dospijeća,
- da se referentu koji vodi Upisnike propiše način na koji će ih pravilno i uredno voditi, te da mu se omogući uvid u predmete, kao i da se svi aktivni predmeti drže na jednom mjestu u ročišniku,
- da se obavezno uspostavi efikasan način komunikacije sa Odjelom za finansije i nekretnine i to na način da se unutar Pravobranilaštva odredi namještenik kojem će se dodijeliti posao vođenja protokola i upisnika i koji će voditi računa o blagovremenom dostavljanju pravosnažnih i izvršnih presuda Odjelu za financije i nekretnine, čime bi se znatno rasteretili Pravobranitelj i zamjenici, a izbjeglo evidentno uvećanje troškova (prijedloga za izvršenje pravomoćnih sudskih presuda , troškovi izvršnih postupaka i zakonske zatezne kamate),
- da se uspostavi sistem efikasnijeg koncipiranja predmeta, jer je prilikom nadzora utvrđeno - - da se pojedini dopisi koji se odnose na isti predmet ne nalaze u omotima spisa izvršnog postupka, već samo u omotima parničnih postupaka (a odnose se na istu pravnu stvar, a fizički su ovi predmeti odvojeni),
- uspostaviti efikasniju komunikaciju između Grada Mostara i Javnog pravobranilaštva Grada Mostara, kako bi dokumentacija koja se dostavlja bila kompletna,
- uspostaviti sustav internih kontrola i internih kontrolnih postupaka u kojima bi se vršio pregled svih akata, kompletiranje i pravilno bilježenje transakcija po ročnosti nastanka i dospijeća obveza, provjera da li su informacije pouzdane, pravovremene i cjelovite, koriste li se pri izvještavanju i donošenju odluka,
- u računovodstvu Budžeta Grada Mostara vršiti rezerviranja za troškove po tužbama u trenutku prijeme tužbenog zahtjeva-tužbe na odgovarajućim kontima klase 3 i klase 4, ovisno o nastanku i procjeni okončanja postupaka, da bi obveze, odnosno financijski položaj Grada Mostara bio realno prokazan u finansijskim izvještajima;
- obavezno je priznati rashode i izdatke u momentu nastanka i u Odjelu za finansije i nekretnine uspostaviti ažurno prikazivanje obaveza, u skladu sa članom 2. Zakona o budžetima u Federaciji Bosne i Hercegovine, na način da se ustroje analitičke evidencije obaveza i iste izmiruju u zakonskim rokovima, u okviru odobrenom Budžetu Grada Mostara, a u skadu i tački 10. Međunarodnog računovodstvenog standarda 37- MRS 37- Rezervisanja, potencijalne obaveze i potencijalna sredstva, koja glasi: „ Obavezujući događaj je događaj koji stvara zakonsku ili izvedenu obavezu koja dovodi do toga da pravna osoba nema nikakvu drugu realnu alternativu osim podmiriti tu obavezu",
- donijeti provedbeni akt o dostavljanju dokumentacije i izvještavanju između Pravobranilaštva i Odjela za finansije, te obveze izmirivati na vrijeme, prema rokovima dospijeća, kako bi se izbjegli dodatni sudski troškovi (troškovi izvršenja i zatezne kamate), kao i troškovi bankarske provizije, nastale po prinudnoj naplati.
Izvještaj o nadzoru uredskog poslovanja i distribuciji finansijskih dokumenata u:
Odjelu za ekonomiju, komunalne i inspekcijske poslove i Odjelu za urbanizam i građenje;
- Potrebno je držati predmete u omotima spisa (registratorima), odnosno u skladu sa Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu u Federacije Bosne i Hercegovine („ Službene novine FBiH", br. 20/98),
- u budućem rješavanju predmeta, a kako bi se izbjegli navedeni nedostaci i propusti, potrebno je poštovati načela efikasnosti i ekonomičnosti postupka, koji su sastavni dio osnovnih načela Zakona o upravnom postupku,
- potrebno je da se izvještaji o upravnom rješavanju pravovremeno pripremaju i podnose, kako bi se u svakom momentu raspolagalo zvaničnom informacijom o zaprimljenim i riješenim predmetima,
- zbog velikog obima posla, te zahtjevnih predmeta, potrebno je što prije popuniti dva upražnjena radna mjesta za urbanističko- građevinskog inspektora,
- na nivou Odjela za ekonomiju, komunalne i inspekcijske poslove potrebno je poboljšati komunikaciju sa Odjelom za urbanizam i građenje, a u cilju sistemskog otklanjanja propusta i nedostataka koji otežavaju rad inspekcije,
- sva otpremljena rješenja potrebno je voditi kroz internu dostavnu knjigu, odnosno u skladu sa Uputstvu kancelarijskom poslovanju u Gradskoj upravi Grada Mostara br.02-02-1831/07 od 24.01.07. („Službeni glasnik Grada Mostara", br. 1/07),
- na nivou Odjela potrebno je organizovati posao na način da se angažiraju namještenici koji se trenutno nalaze na lokaciji "Podhum", na poslovima elektronskog unosa rješenja na osnovu komunalne naknade u finansijsku bazu podataka,
- na nivou Odjela potrebno je vršiti evidenciju potraživanja po obaveznicima komunalne naknade u cilju realnog iskazivanja financijskog položaja Grada Mostara, odnosno sukladno modificiranom nastanku događaja "prema kojem se prihodi evidentiraju u razdoblju u kojem postaju raspoloživi i mjerljivi "(Zakon o proračunima u Federaciji Bosne i Hercegovine-"Službene novine FBiH",br.19/06,76/08 i 5/09),
- nakon ažuriranja evidencije po obveznicima za komunalne naknade potrebno je što prije početi slati opomene da ne bi došlo do zastare potraživanja, a sve u cilju poboljšanja naplate potraživanja , odnosno poduzimati druge mjere prinudne naplate prema procjeni stanja,
- organizirati i koncipirati rad na način da se prvo uredi i pravilno organizira način rada na koji su aktivni predmeti posloženi, stavljeni u omote spisa, te objedinjuju svu potrebnu i traženu dokumentaciju od stranke, popis dokumenta unutar istih, a sve u cilju efikasnijeg i ekonomičnijeg rada, što bi rezultiralo u konačnici bržem rješavanju predmeta, poštivanje rokova propisanih Zakonom o upravnom postupku, kao i realnom iskazivanju prihoda Grada Mostara u vremenu kad su trebali biti mjerljivi i raspoloživi,
- način na koji se propisuju finansijske obaveze, te izrada rješenja koja sadrže sve bitne elemente, točni i potpuni žiro računi na koji se financijske obaveze imaju uplatiti - obavezno se trebaju potraživati uplatnice od stranaka, kao dokaz uplatama propisanih finansijskih obaveza, kopija uplatnice mora biti u spisu ili eventualno potvrda od Odjela za finansije i nekretnine,
- obavezan uredan kontakt sa strankom, u propisanoj pismenoj formi, te uredno i propisno vođenje službenih zabilješki,
izvršiti rekonstrukciju predmeta koji su zatraženi na uvid, a nisu dostavljeni Timu 1. do završetka nadzora , te pokrenuti disciplinski postupak protiv osoba-voditelja postupaka kojima su predmeti bili dodijeljeni, zbog teže povrede radne dužnosti prema Tabeli (sa stanica 17 i 18) i ocijeniti način rada voditelja postupaka, odnosno, njihovo nepoštivanje zakonskih rokova, neblagovremeno i nezakonito vođenje postupaka i eventualno utvrditi stepen njihove odgovornosti,
- ukoliko su predmeti proslijeđeni na rad nadležnim ministarstvima, po žalbama, zadržati kopiju bitnih dokumenata, te ostaviti trag predmeta, koji su proslijeđeni, a sve u cilju potpune evidencije zaprimljenih predmeta, mjestu gdje se predmeti nalaze u radu, i radi i izvještavanja o radu i informiranja stranaka u postupku,
- uspostaviti efikasniji kontakt sa Odjelom za finansije i nekretnine, kako bi se mogle pratiti uplate finansijskih obaveza, tj. potraživanja- odnosno uredno slanje rješenja na evidentiranje javnih prihoda- knjiženje,
- prilikom sačinjavanja zaključaka, voditi računa da su računi na koji se finansijske obaveze imaju uplatiti ispravni i sukladni Zakonu o građevinskom zemljištu i Zakonu o zaštiti i spašavanju ljudi i materijalnih dobara od prirodnih i drugih nesreća, te Zakonu o pripadnosti javnih prihoda, kao i Pravilniku o načinu uplate javnih prihoda budžeta i vanbudžetski fondova na teritoriji FBiH ,
- potrebno je usklađivati svake godine visinu rente, a prema zonama gdje se odnosno zemljište nalazi, sukladno zakonskim propisima koji reguliraju ovu vrstu javnog prihoda,
naknadu za uređenje zemljišta određivati prema stvarnim programima uređenja koje treba usvojiti Gradsko vijeće za cjelokupno područje Grada Mostara ( za tri Gradska područja nedostaju Programi uređenja), a na prijedlog nadziranog Odjela,
- uspostaviti interne kontrolne postupke, kojih u ovom Odjelu uopšte nema, kako u pogledu kontrole sadržaja predmeta, kolanju dokumentacije, izvještavanja i komuniciranja sa strankama, kontroliranja obračuna naknada i komunikacije sa Odjelom za finansije i nekretnine.
Izvještaj o nadzoru potraživanja od zakupnina poslovnih prostora Grada Mostara po raskinutim ugovorima od 5. mjeseca 2009.godine; (nadzirano razdoblje od 01.01.2008. do 31.08.2009.)
- što hitnije izvršiti usaglašavanje stanja salda radi kompletiranja sudskih postupaka, te od Odjela za finansije i nekretnine proslijediti sve relevantne dokaze potrebne u ovim postupcima,
- potrebno je poduzeti sve zakonom dopuštene mjere da bi se ova imovina koristila u cilju povećanja prohoda Grada Mostara,
donijeti odluke o početnoj visini zakupnine za poslovne prostore Grada Mostara, po važećim tržišnim cijenama,
- utvrditi kriterije za objavljivanje konkursa za izdavanje u zakup poslovnih prostora,
poštujući slijedeće propise: Zakon o privrednim društvima ("Službene novine FBiH" broj 23/99, 45/00, 02/02 , 06/02, 29/03,68/05, 91/07 i 84/08), Zakon o trgovini ("Službene novine FBiH" broj:64/04), Zakon o obrtu i srodnim djelatnostima ("Službene novine FBiH" broj:35/09), Zakon o ugostiteljskoj djelatnosti ("Službene novine FBiH" broj:32/09),
potrebno je preispitati naprijed navedena rješenja po službenoj dužnosti od strane nadležnog Odjela.
Izvještaj o nadzoru nad poslovanjem Zavoda za prostorno uređenje Grada Mostara;
- Izvještaj nije negativno ocijenjen
- potrebno je da se svi dokumenti o stručnim zvanjima i položenim ispitima upišu u radne knjižice, kod nadležnog organa,
- obzirom da postoji potreba za upošljavanjem novih uposlenika, potrebno je uposliti iste, a sve prema Privremenom Pravilniku o unutrašnjoj organizaciji, da bi se preuzeti poslovi iz djelatnosti Zavoda mogli kvalitetno i na vrijeme izvršavati,
- potrebno je da se sačine novi Ugovori o djelu, za razdoblje koje je već proteklo, a da se na poslove koji se obavljaju u kontinuitetu , prime uposlenici u stalni radni odnos, sukladno Pravilniku ( prvenstveno računovodstveno-finansijski poslovi ).
- potrebno je da Odjel za financije i nekretnine Grada Mostara sa imovinskog transakcijskog računa Gradskog područja Grad broj 610200009952783 izvrši povrat sredstava u iznosu od 300.000,00 KM na redovni transakcijski račun Grada Mostara broj 161200009950649,
- potrebno je ubrzati postupak uknjižbe poslovnog prostora požurnicom, a obzirom da se radi o proteku od dvije godine od datuma stjecanja stalnog sredstva.
- potrebno je da se prilikom obavljanja interne kontrole sačinjava izvještaje, datirano, obrazloženo, potpisano od strane svih učesnika u kontroli, sačinjeno u dovoljnom broju primjeraka i dostavljeno kontrolisanoj jedinici.
- potrebno je u Budžetu vršiti detaljniji raspored sredstava namijenjenih Zavodu za prostorno uređenje, odnosno jedan dio sredstava rasporediti i na konto izdaci za nabavku stalnih sredstava.
- prihodi Zavoda ostvareni iz Budžeta Grada Mostara u 2008. u iznosu od 320.000,00 KM, 2009. u iznosu od 370.000,00 KM i u ranijim godinama, a cijeneći osnovnu djelatnost „obavljanje stručnih i drugih poslova prostornog uređenja"- izrada dokumenata prostornog uređenja ( član 3. Odluke o osnivanju Zavoda za prostorno uređenje), trebaju biti razgraničeni na način , da se finansiraju iz Budžeta Grada Mostara, u skladu sa tačkom 3. člana 56. Statuta Grada Mostara.
- Iz prihoda Budžeta Grada Mostara ostvarenih po osnovu naknada za dodijeljeno zemljište, propisano je da se vrši finansiranje „ izrade prostorno-planske dokumentacije" .
- Sadašnje finansiranje rada Zavoda vrši se iz tekućih sredstava Budžeta Grada Mostara.
Na ovakav način, koji nije u skladu naprijed navedenim propisima, ne može se utvrditi vrijednost planskih dokumenata, kao stalne, nematerijalne imovine Grada Mostara.
Izvještaj o nadzoru nad utroškom budžetskih sredstava u Sportskom savezu Grada Mostara.
- Izvještaj nije negativno ocijenjen.
- Na osnovu člana 12. i član 36. Zakona o sportu, Savez treba podnijeti zahtjev Ministarstvu obrazovanja, nauke, kulture i sporta HNK za sticanje statusa udruženja od posebnog javnog interesa.
- potrebno je u cilju istinitog i fer iskazivanja podataka u finansijskim izvještajima, osigurati dosljednu primjenu računovodstvenih načela kod evidencije kapitalnih izdataka u finansijskim izvještajima o godišnjem izvršenju budžetu.
- smatramo da nije potrebno dostavljati Odjelu društvenih djelatnosti Grada Mostara pravdanje utrošenih sredstava u vidu kopija dokumentacije, čime se duplira arhivska dokumentacija. Po našem mišljenju, dovoljno je dostaviti ovjerenu i potpisanu specifikaciju utrošenih sredstava.
- naknade troškova zaposlenih isplaćivati samo za namjene utvrđene Pravilnikom o plaćama i drugim ličnim primanjima radnika Saveza,
- ne isplaćivati izvršiteljima angažiranim po osnovu ugovora o obavljanju privremenih i povremenih poslova naknade troškova zaposlenih (topli obrok i druge naknade), jer to nije u skladu sa Zakonom o radu („Službene novine FBiH", br. 43/99, 32/00 i 29/03),
- potrebno je naknade po osnovu vjerskih praznika i toplog obroka, izvršiteljima angažovanim po osnovu ugovora o obavljanju privremenih i povremenih poslova, tretirati kao primanja od tzv. drugih samostalnih djelatnosti, te u skladu s tim obračunati i isplatiti sve, zakonom propisane poreze i doprinose,
- ne ugovarati privremene i povremene poslove na periode, koji nisu u skladu sa Zakonom propisanim za takvu vrstu poslova,
- obzirom da je predsjednik Upravnog odbora Saveza u prijevremenoj mirovini, smatramo da je istu potrebno „zalediti", te zaključiti ugovor o radu sa Savezom, odnosno postupiti u skladu sa Zakonom o radu i Zakonom o porezu na dohodak,
- personalne dosjee upotpuniti sa nedostajućom dokumentacijom,
- knjigovodstvenu evidenciju voditi na osnovu knjigovodstvenih isprava, odnosno u skladu sa Zakonom o računovodstvu i reviziji u FBiH, te Uredbom o računovodstvu budžeta u FBiH.
Sportske programe potrebno je dostavljati Gradonačelniku i Gradskom vijeću Grada Mostara, da bi se ispoštovala procedura propisana članom 19. i 21. Zakona o sportu („Narodne novine HNK/Ž", br. 06/06).
- dodjelu grantova - sredstava za rad klubova potrebno je vršiti sukladno Pravilniku o usvajanju kriterija za raspodjelu sredstava za grant - sredstva za rad klubova,
- budući da korisnici ne poštuju zakonsku obavezu pravdanja utroška sredstava, preporučujemo da Savez obavijesti navedene korisnike, da im se neće izvršiti doznaka sredstava, dok ne opravdaju utrošak sredstava iz prethodnog razdoblja, o čemu će svaki mjesec o navedenom obavijestiti Odjel za finansije i nekretnine Grada Mostara,
- Odjel za finansije i nekretnine Grada Mostara treba putem internih kontrolnih postupaka razmotriti i usvojiti procedure o umanjivanju- obustavi dotacija-transfera iznosa sredstava za članove Saveza - sportske klubove, koji po ocjeni Odjela ne dostavljaju pravdanje utrošenih sredstava u razumnom roku.
- obzirom da je po članu 16. Zakona o sportu, prvi javni interes u oblasti sporta - interes sportskog odgoja i obrazovanja djece, potrebno je za ovu vrstu aktivnosti preispitati raspored utrošenih sredstava po prioritetima, te je ubuduće potrebno za ovu namjenu planirati i izdvojiti više sredstava iz gradskog Budžeta.
- ne vršiti preraspodjelu sredstava sa jedne budžetske stavke rashoda na drugu, jer to nije u skladu sa Zakonom o budžetima u FBiH,bez odobrenja - odluke Gradonačelnika, odnosno Gradskog vijeća, sukladno nadležnostima,
potrebno je osigurati dosljedno poštivanje Zakona o budžetima u FBiH u dijelu korištenja planiranih sredstava za izdatke samo do visine utvrđene u Budžetu,
ne stvarati obaveze, odnosno rashode u periodu kada Budžet nije donesen, jer to nije u skladu sa Zakonom o budžetu u FBiH,
- svi zakupodavci, na način kao što rade JP „Mosport" i „Hvidra", trebaju odrediti cijene zakupa sportskih dvorana, u cilju ispravnog obračuna vrijednosti zakupa, te u konačnici i racionalnijeg korištenja budžetskih sredstava,
- prilikom zaključivanja ugovora, potrebno je jasno naznačiti cijenu svih vrsta termina (dnevni i noćni termini različitog vremenskog trajanja, te različite vrste sportskih aktivnosti - treninzi i utakmice), te odrediti ukupnu vrijednost ugovora na osnovu obračuna: cijena x broj određenih termina,
- klubovi - korisnici sportskih dvorana, trebaju Savezu dostavljati, na mjesečnoj osnovi, spisak iskorištenih termina, s ciljem praćenja stvarnih troškova zakupa,
svi zakupodavci trebaju ispostavljati mjesečne račune na iznose, koji odgovaraju troškovima zakupa stvarno iskorištenih termina, te je na temelju tih računa potrebno vršiti plaćanje.
Od svih nadziranih subjekata se traži da dostave sve relevantne podatke i dokumente o mjerama koje su poduzeli radi realizacije preporuka iz izvještaja kojima se otklanjaju uočene nepravilnosti i poboljšava stanje, u roku ne dužem od 30 dana.
Također, u navedenom izvještaju treba obuhvatiti i pozitivne efekte podzetih mjera i postupaka.
Sjednica je nakon ove tačke dnevnog reda prekinuta. Nastavak razmatranja preostala tri izvještaja biće održano odmah nakon redovnog, 12. zasjedanja koje se planira za ponedjeljak 28.06.2010.
